Инструкции по заполнению раздела 2 формы ЕФС-1

Начиная с первого квартала 2023 года, страхователи должны представлять информацию о начисленных страховых взносах в составе формы ЕФС-1 (вместо отчета 4-ФСС). Специально для этого в форму включен раздел 2. В этой статье объясняется, кто должен заполнять и подавать раздел 2, соответствующие сроки подачи, а также инструкция по заполнению.

Кто должен сдавать раздел 2 формы ЕФС-1

Следующие организации обязаны подавать раздел 2 формы ЕФС-1, касающийся взносов на травматизм на рабочем месте:

• Все компании, поскольку в каждой из них есть хотя бы один сотрудник, как минимум, директор.
• Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников по трудовым договорам.
• Иностранные организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации и нанимающие персонал по трудовым договорам.

Исключения:

• Компании и индивидуальные предприниматели (ИП), находящиеся на упрощенной системе налогообложения (АУСН), не обязаны подавать раздел 2 формы ЕФС-1.

Сроки подачи раздела 2 формы ЕФС-1

Раздел 2 формы ЕФС-1 необходимо представлять ежеквартально. Для отчетных периодов 2024 года сроки следующие:

• Первый квартал: до 25 апреля;
• Шестимесячный период: до 25 июля;
• Девятимесячный период: до 25 октября;
• Полный год 2024: до 27 января 2025 года.

Если дата сдачи отчетности выпадает на выходной или праздничный день, срок продлевается до следующего рабочего дня. Например, в 2024 году такие продления не предусмотрены. Однако в 2025 году, поскольку 25 января приходится на субботу, срок подачи Раздела 2 за 2024 год продлевается до 27 января 2025 года.

Способы подачи ЕФС-1

Способ подачи раздела 2 формы ЕФС-1 зависит от количества работников по трудовым договорам:

• До 10 работников включительно: можно подавать на бумаге или в электронном виде.
• Более 10 сотрудников: отчет должен быть представлен в электронном виде.

Отчеты необходимо подавать в территориальные отделения Социального фонда, СФР, по месту регистрации компании или индивидуального предпринимателя.

Обособленные подразделения на территории Российской Федерации должны самостоятельно представлять раздел 2 формы ЕФС-1 по месту своего нахождения при соблюдении следующих условий:

• Подразделение имеет счет в банке.
• Подразделение начисляет и выплачивает вознаграждение работникам по трудовым договорам.

Если эти условия не соблюдаются, подразделения не представляют отчетность самостоятельно. Вместо этого головное подразделение представляет раздел 2 формы ЕФС-1 по взносам на травматизм за них по месту своего нахождения.

Инструкция по заполнению

Для начала давайте рассмотрим состав раздела 2 ЕФС-1. Раздел 2 включает:

• Титульный лист;
• Подраздел 2.1: Расчет сумм страховых взносов;
• Подраздел 2.1.1: Для организаций с СКЕ или государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов, и страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям;
• Подраздел 2.2: Для страхователей, предоставляющих своих работников другим работодателям по договору подряда;
• Подраздел 2.3: Сведения о результатах медицинских осмотров работников и специальной оценки условий труда на начало года.

Титульный лист

Титульный лист включает в себя два подраздела: «Сведения о страхователе» и «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения».

 Раздел «Сведения о страхователе» должен содержать следующее:

• Регистрационный номер страхователя;
• Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), КПП (код причины постановки на налоговый учет);
• Коды статистики;
• ОГРН (основной государственный регистрационный номер) или ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя).

Данные сведения содержатся в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. Коды статистики организации доступны на официальном сайте Росстата.

Сведения о страхователе, за которого представляются сведения заполняются только компанией, являющейся правопреемником реорганизованной компании, снятой с учета. Он заполняется в случае необходимости представления или исправления формы ЕФС-1 с разделом 2, ранее представленной бывшим работодателем.

Подраздел 2.1

Подраздел 2.1 раздела 2 формы ЕФС-1 аналогичен таблице 1 формы 4-ФСС.

Подраздел 2.1.1 подраздела 2.1

Данный подраздел аналогичен таблице 1.1 формы 4-ФСС, но его заполнение не ограничивается организациями с выделенными СКЕ.

Если вам необходимо заполнить подраздел 2.1.1 подраздела 2.1, отметьте тип страхователя знаком «X»:

1. В поле «СКЕ»: для организации со структурными подразделениями, выделенными в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ).
2. В поле «Частичное финансирование»: для организации, являющейся государственным (муниципальным) учреждением, часть деятельности которого финансируется за счет средств бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников.
3. В поле «Страхователь, исчисляющий страховые взносы по нескольким основаниям»: для физического лица, которое зарегистрировано в фонде по нескольким основаниям.

Основания следующие:

• Индивидуальные предприниматели (ИП), заключившие трудовой договор с работником.
• Физические лица (не индивидуальные предприниматели), заключившие трудовой договор.
• Индивидуальные предприниматели или физические лица, обязанные уплачивать страховые взносы в связи с заключением договора ГПХ.

Не допускается одновременное заполнение полей «СКЕ», «Частичное финансирование» и «Страхователь, исчисляющий страховые взносы по нескольким основаниям».

Заполнение табличной части

В самой верхней строке «Всего, в том числе» в графах с 9 по 24 отразите общие показатели (итоги) по строкам.

Заполните строки следующим образом:

• Если в поле «СКЕ» вы отметили «Х», то в разделе «Основной ВЭД» необходимо указать информацию, связанную с деятельностью, соответствующей основному виду экономической деятельности вашей организации, которая не была вынесена в отдельную классификационную категорию (СКЕ). В то же время, сведения о деятельности, выделенной в отдельную СКЕ и проводимой согласно экономическим видам деятельности СКЕ, следует отразить в графах 2-5, 9-24 строк с порядковыми номерами в первой графе (№п/п 1, 2 и т.д.).
• Если вы отметили «Частичное финансирование», заполните строку «Основной ВЭД» для вида деятельности, финансируемого за счет бюджетных средств (тариф 0,2%), и для коммерческой деятельности с тарифами, отличными от 0,2%, добавив необходимое количество строк.
• Если вы отметили «Страхователь, исчисляющий взносы по нескольким основаниям», то заполните строку «Основной ВЭД» по каждому основному виду экономической деятельности, в котором используется труд лиц, подлежащих обязательному страхованию на случай травматизма. Количество строк «Основной ВЭД» будет зависеть от количества видов деятельности.

В графе 2 укажите наименование основного вида экономической деятельности:

• Организация (страхователь) в строке «Основной ВЭД».
• Подразделения, выделенные в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ) в пронумерованных строках.

В графе 3 укажите соответствующий код ОКВЭД для страхователя, а также для каждой СКЕ.

В графе 4 укажите наименование структурного подразделения – самостоятельной классификационной единицы (СКЕ), а в строке «Основной ВЭД» – наименование страхователя.

В графе 5 укажите размер страхового тарифа, установленного в зависимости от класса профессионального риска, к которому относится страхователь и его самостоятельные классификационные единицы (СКЕ).

Государственные (муниципальные) учреждения в части деятельности, финансируемой из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников, должны указывать размер страхового тарифа, соответствующий 01 классу профессионального риска.

Графы 6, 7, 8 заполняются только по строке «Основной ВЭД» по основному виду деятельности страхователя:

• Графа 6 - процент скидки к страховому тарифу.
• Графа 7 - процент надбавки к страховому тарифу.
• Графа 8 - сумма страхового тарифа с учетом скидки (надбавки) по основному виду экономической деятельности с тремя десятичными знаками после запятой.

Указывать сумму страхового тарифа в строке 8 подраздела 2.1 не требуется.

В базе для исчисления страховых взносов (графы 9-18) отражается база, которая представляет собой разницу между суммой выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физлиц, и суммой, не облагаемой взносами на травматизм (ст. 20.2 № 125-ФЗ):

• Графа 9 - нарастающим итогом с начала расчетного периода (за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год).
• Графа 10 - сумма выплат в пользу работающих инвалидов, с которых исчисляются страховые взносы, нарастающим итогом с начала расчетного периода.
• Графа 11 - сумма нарастающим итогом на начало отчетного периода.
• Графа 12 - сумма выплат в пользу работающих инвалидов, с которых исчисляются страховые взносы, нарастающим итогом на начало отчетного периода.
• Графы 13, 15, 17 - итог за последние три месяца отчетного периода.
• Графы 14, 16, 18 - выплаты в пользу работающих инвалидов, с которых исчисляются страховые взносы, за последние три месяца отчетного периода. 

Подраздел таблицы «Исчислено страховых взносов» (графы 19-24) отражает суммы исчисленных взносов:

• Графа 19 - нарастающий итог с начала расчетного периода (за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год).
• Графа 20 - нарастающий итог на начало расчетного периода.
• Графа 21 - итог за последние три месяца отчетного периода.
• Графы 22, 23, 24 - за каждый из последних трех месяцев отчетного периода.

Подраздел 2.2 раздела 2

Подраздел 2.2 аналогичен таблице 2 расчета 4-ФСС.

Этот подраздел заполняют страхователи, которые направляют своих работников к другим работодателям по договору о предоставлении труда.

Количество строк в подразделе 2.2 раздела 2 должно равняться количеству юридических лиц или ИП, которым страховщик направил своих работников по договору.

• В графах 2, 3, 4 и 5 отражается регистрационный номер в территориальном органе Фонда, ИНН, КПП и ОКВЭД принимающей организации.
• В графе 6 указывается общая численность работников, временно направленных к другому работодателю.
• В графе 7 указывается численность работающих инвалидов.

В таблице «База для исчисления страховых взносов» отражаются начисления, с которых исчисляются страховые взносы в пользу работников, временно направленных по договору:

• Графа 8 – общая сумма нарастающим итогом с начала года (1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
• Графа 9 – с учетом общей суммы начислений в пользу работающих инвалидов.
• Графы 10, 12, 14 – общая сумма начислений помесячно.
• Графы 11, 13, 15 – в том числе общая сумма начислений в пользу работающих инвалидов, ежемесячно.
• В графе 16 указывается страховой тариф, присвоенный организации в зависимости от класса профессионального риска, к которому относится сторона, нанимающая работников.
• В графах 17 и 18 указывается процент скидки и надбавки к страховому тарифу.
• В графе 19 указывается страховой тариф принимающей организации с учетом скидки или надбавки.

Подраздел 2.3 раздела 2

Подраздел 2.3 аналогичен таблице 4 формы 4-ФСС. В нем содержатся данные о медицинских осмотрах и специальной оценке условий труда. Этот подраздел заполняют все страхователи.

Данные о спецоценке берутся из отчета о ее проведении. Сведения о медицинских осмотрах вносятся в соответствии с заключительными актами медицинских комиссий.

Сведения о спецоценке и медосмотрах подаются в начале года. Например, если работодатель проводил медосмотр или спецоценку в 2023 году, он вносит эти сведения в подраздел 2.3 ЕФС-1 за первый квартал, полугодие, девять месяцев и весь 2024 год. Таким образом, за весь год подраздел 2.3 останется неизменным.

Данные указываются по состоянию на начало года, поэтому во всех разделах 2 формы ЕФС-1, поданных в течение одного года, подраздел 2.3 будет неизменным. Если специальные оценки или медицинские осмотры завершены в 2024 году, информация о них должна быть указана в подразделе 2.3 ЕФС-1 в 2025 году.

Подраздел 2.3 должен содержать следующую информацию:

• Общее количество рабочих мест, на которых была проведена специальная оценка условий труда, и результаты такой оценки.
• Численность работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами и подлежащих обязательным медицинским осмотрам.
• Численность работников, прошедших обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

Как исправить ошибки

Если в представленных сведениях о начисленных страховых взносах есть ошибки или неполная информация, либо неточности, которые приводят к занижению суммы взносов к уплате, необходимо представить уточненные сведения в территориальный орган социального фонда в составе раздела 2 ЕФС-1.

Если неточности не приводят к занижению суммы взносов к уплате, страхователь может представить уточненные сведения о начисленных страховых взносах, но не обязан это делать (п. 1.1-1.2 ст. 24 № 125-ФЗ).

Ответственность: штрафы за ошибки и недочеты

За непредставление раздела 2 ЕФС-1 предусмотрены два вида штрафов:

• Для страхователя (компании или индивидуального предпринимателя).
• Для должностных лиц, например, руководителя организации.

Непредставление в срок или непредставление вообще:

• На компанию или индивидуального предпринимателя налагается штраф в размере 5% от суммы взносов, подлежащих уплате в бюджет за истекший квартал. Руководителю грозит штраф в размере от 300 до 500 ₽.
• Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф составляет 30% от суммы взносов по разделу 2, а минимальный - 1 000 ₽.

Отказ в предоставлении документов:

•  Если компания или индивидуальный предприниматель не представит документы, подтверждающие расчет взносов, по требованию Фонда, на компанию или индивидуального предпринимателя может быть наложен штраф в размере 200 ₽ за каждый непредставленный документ. Должностное лицо, например директор, может быть оштрафовано на 300-500 ₽.

Остались вопросы по заполнению отчета? Хотите узнать, как ускорить процесс заполнения форм отчетности и отправить отчет без ошибок за пару кликов? Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами для консультации.